Los «metadatos» son «datos sobre datos». Consisten en datos estructurados y codificados que describen características de la información contenida para ayudar a identificar, descubrir, valorar y administrar las instancias descritas.
No siempre es sencillo establecer un diferenciación clara entre datos y metadatos. Por ejemplo, un poema es un grupo de datos, pero también puede ser un grupo de metadatos si está adjuntado a una canción que lo usa como texto.
En una buena cantidad de ocasiones, los datos son tanto "datos" como "metadatos". Por ejemplo, el título de un texto es parte del texto como a la vez es un dato referente al texto(Dato como Metadato).
Dado a que los metadatos son datos en sí mismos, existe la posibilidad de definir metadatos sobre metadatos. Pese a que en un primer momento esto puede parecer innecesario, los metadatos sobre metadatos pueden aportar gran utilidad.
La manera de emplear los metadatos más habitual es la optimización de consultas a buscadores. Definiendo informaciones adicionales los resultados son más certeros, y se evita en un cierto número de casos que el usuario debe filtrar manualmente los resultados de la búsqueda.
A nivel semántico, existe el problema de que el usuario y el ordenador no se entiendan el uno al otro porque la máquina no sea capaz de entender el significado de los datos. Puede que los metadatos hagan posible dicha comunicación estableciendo cómo están relacionados los datos.
Se clasifica metadatos usando tres criterios:
Para garantizar la uniformidad y la compatibilidad de los metadatos, muchos sugieren el uso de un vocabulario controlado fijando los términos de un campo. Por ejemplo, en caso de sinónimos o interlenguaje hay que acordarse qué palabras se usan para evitar que el buscador localice «español» pero no «española».
Una ontología además define las relaciones de los términos del vocabulario para que la computadora puede evaluarlas automáticamente. Así es posible presentar una página web sobre «Vincent van Gogh» aunque el usuario tecleó «pintores neerlandeses»; usando una ontología adecuada el buscador comprende que van Gogh fue un pintor neerlandés.
Un concepto muy similar a las ontologías son las folksonomías. Las ontologías son definidas por expertos del campo que ordenan los términos, pero las folksonomías son definidas por los mismos usuarios.